Нотариус может передавать заявления граждан и юридических лиц другим гражданам и юридическим лицам в случае, когда физическое или юридическое лицо хотят уведомить другое физическое или юридическое лицо о каком-либо факте, который имеет важное значение и может повлечь за собой правовые последствия. Такая необходимость может возникнуть, например, при оформлении сделок по отчуждению недвижимого имущества, заключении договоров дарения или мены доли имущества в общей собственности, исполнении договора ренты или аренды имущества, разрешении споров в области семейных правоотношений и т.д.

Согласно ст. 84 Закона Украины "О нотариате" и п. 156 Инструкции "О порядке совершения нотариальных действий нотариусами Украины", нотариус имеет право передавать заявления граждан, предприятий, учреждений и организаций другим гражданам, предприятиям, учреждениям и организациям, если они не противоречат действующему законодательству и не содержат данных, порочащих честь и достоинства человека.

Поданные заявления должны быть надлежащим образом оформлены (в частности, в заявлении обязательно должен быть указан срок ответа на это заявление) и поданы нотариусу в двух экземплярах. Далее один экземпляр пересылается по почте с обратным уведомлением, передается адресату лично под расписку либо доставляется с помощью технических приспособлений. В последнем случае второй экземпляр заявления нотариус возвращает лицу, которое его предоставило.

Затраты, понесенные в связи с почтовой пересылкой заявления или передачей его с помощью технических средств, оплачиваются лицом, подавшим заявление.

При необходимости нотариус выдает лицу, предоставившему заявление для передачи физическому или юридическому лицу, свидетельство о передаче его заявления адресату.

Текст свидетельства должен отображать содержание ответа, полученного на заявление либо сообщение о том, что ответ не поступил в оговоренный в заявлении срок.

Записи о передаче заявления физического или юридического лица другим физическим или юридическим лицам являются самостоятельными нотариальными действиями и подлежат регистрации в реестре нотариальных действий под отдельными номерами.